Какие 7 документов надо запрашивать у вашего потенциального китайского поставщика?

СОДЕРЖАНИЕ:
- Почему надо запрашивать у вашего потенциального поставщика из Китая данные документы?
- 7 самых важных документов, которые вы должны запросить у потенциальных поставщиков
   1. Лицензия на осуществление коммерческой деятельности (Business License)
  2. Сертификат на открытие банковского счёта (Bank Account Certificate)
  3. Сертификат о регистрации компании как участника ВЭД (Foreign Trade Registration Certificate)
  4. Сертификат ISO 9001 (ISO 9001 Certificate)
  5. Сертификат, подтверждающий регистрацию в Таможне (Customs Registration Certificate)
  6. Протокол испытаний (Test Reports)
  7. Проформа Инвойс (Proforma Invoice)

Вторым шагом (про первый мы подробно рассказали в статье «Как определить потенциальных поставщиков?») при определении вашего потенциального поставщика из Китая будут несколько техник, позволяющих квалифицировать 2-3 поставщиков, с которыми вы потом будете работать. В этой статье мы рассмотрим одну из этих техник – это запрос у потенциального поставщика определённых документов.

Речь пойдёт о 7 ключевых документах, которые вы должны получить от поставщика и которые помогут не только проверить вашего поставщика, но и обезопасить свой бизнес.

Почему надо запрашивать у вашего потенциального поставщика из Китая данные документы?

Запрос и проверка документов – это нормальная практика в процессе взаимодействия с любым поставщиком не только из Китая, но и внутри России. Запрос к китайскому поставщику предоставить некоторые ключевые регистрационные документы, сертификаты и отчеты является простой, но эффективной формой должной осмотрительности. Готовность китайского поставщика по вашему запросу предоставить эти 7 документов окажет неоспоримое влияние на построение доверительных отношений в процессе взаимодействия.

С одной стороны, любой адекватный и профессиональный китайский поставщик с удовольствием предоставит вам эти 7 документов. С другой, если китайский поставщик не желает предоставлять вам эти документы, или, что хуже, предоставит вам поддельные документы, – это явный признак того, что вы сразу должны остановить любые дальнейшие переговоры и вычеркнуть этого поставщика из своего списка. Это, скорее всего, мошенники. Подделка данных документов – очень распространенная среди них процедура. Подделки по своему качеству могут быть разные: от использования Photoshop до «корректировок», которые будет сложнее обнаружить. Так что не лишней будет, помимо запроса документов, и проверка их на подлинность.

7 самых важных документов, которые вы должны запросить у потенциальных поставщиков

1. Лицензия на осуществление коммерческой деятельности (Business License)

• Китайское название: 营业执照

• Цель: подтвердить, что Китайская компания юридически зарегистрирована в материковом Китае и имеет право на осуществление коммерческой деятельности.

Все компании в материковом Китае должны быть зарегистрированы и иметь лицензию. Каждая лицензия имеет свой уникальный номер из 18 цифр.

Бизнес-лицензия – это самый распространенный и основной документ любого коммерческого предприятия в Китае. Если проводить аналогию с Россией, то бизнес-лицензия – аналог Российского свидетельства о регистрации предприятия, с присвоенным ему ОГРН.

Данный документ запрашивается очень часто от поставщиков. Поэтому, если потенциальный поставщик лукавит и начинает вилять хвостом, то для вас это сразу красный флаг, сигнализирующий о том, что пора заканчивать с этим поставщиком. В дополнение к обнаружению подделок бизнес-лицензий, часто бывают случаи, когда поставщик из материкового Китая предоставляет бизнес-лицензии из Гонконга или оффшорных юрисдикций, таких как Британские Виргинские острова или Каймановы острова.

2. Сертификат на открытие банковского счёта (Bank Account Certificate)

• Китайское название: 开户许可证

• Цель: получить подробную информацию об официальном банковском счете компании, открытом в банке, расположенном в материковом Китае.

Нужно понимать, что надо осуществлять платежи только на счет, отображённый в сертификате, выданном банком из материкового Китая. Оплата в адрес поставщика на данный счёт – это хороший способ избежать самых распространённых и вопиющих видов мошенничества.

Этот сертификат также доказывает, что компания-поставщик является подлинным владельцем банковского счета, указанного в сертификате, и вы можете быть уверены, что платежи на этот счет фактически осуществляются в адрес выбранного поставщика. Этот сертификат гарантирует, что платежи не будут поступать на личный счет физического лица или на оффшорный счет, с которого деньги могут «исчезнуть». В таком запросе нет ничего предосудительного, более важно то, что вы всегда платите на банковские счета компании, а не на личные счета физических лиц.

3. Сертификат о регистрации компании как участника ВЭД (Foreign Trade Registration Certificate)

• Китайское название: 对外贸易经营者备案登记表

• Цель: убедиться, что компания зарегистрирована как участник

ВЭД и подтвердить официальное английское название.

Сертификат о регистрации компании как участника ВЭД необходим только для компаний, которые непосредственно занимаются импортом и экспортом. Данный сертификат не нужен китайским компаниям, которые не осуществляют ВЭД и занимаются бизнесом только внутри Китая.

Если ваш китайский поставщик не обладает этим сертификатом, то скорее всего он будет использовать экспортно-импортную торговую компанию для отправки вашей продукции. По сути дела, в этом нет никакой проблемы и это распространённая практика, но вы должны об этом знать.

В процессе регистрации компании как участника ВЭД она обязана указывать свое английское название для целей внешней торговли при регистрации в Министерстве торговли (MOFCOM).

В большинстве случаев это английское название должно соответствовать названию в банке, к которому привязан счёт, на который вас просят произвести платёж.

4. Сертификат ISO 9001 (ISO 9001 Certificate)

• Китайское название: ISO9001质量管理体系证书 (чаще всего

данный сертификат уже составлен на английском языке)

• Цель: убедиться в том, что у ваших поставщиков организован процесс управления качеством, что данный процесс сертифицирован должным образом и что этот процесс охватывает продукцию, которую вы собираетесь покупать у поставщика.

Запрос копии сертификата ISO 9001 у китайского поставщика – полезный шаг перед размещением любых заказов. Сертификат ISO 9001 демонстрирует, что китайская компания адекватно относится к управлению качеством на всех этапах бизнес-процессов и внедрила систему, позволяющую ей:

• Управлять качеством
• Управлять ответственностью руководящих работников
• Управлять ресурсами
• Управлять реализацией продукции
• Измерять, анализировать и улучшать бизнес-процессы

Сертификат ISO 9001 выдается на конкретную область деятельности поставщика, и эта область определяет продукты и услуги, на которые распространяется сертификация.

Очень полезно иметь такие данные в своём распоряжении. Эти данные помогут вам с пониманием, действительно ли поставщик производит нужный вам продукт.

Сертификат также содержит название китайской компании на английском языке, которое можно сравнить с названием, указанным в свидетельстве о регистрации компании как участника ВЭД.

Учтите, что подделка данного документа – очень распространённая процедура среди недобросовестных поставщиков. Поэтому важно не только получить копию сертификата ISO 9001, но и идентифицировать подлинность данного сертификата и организацию, которая выпустила сертификат ISO 9001. Если идти ещё глубже, то придётся проверить и аккредитацию организации, которая выдала сертификат вашему поставщику.

Из нашего опыта можно сказать, что возможна работа и с внутренними поставщиками из Китая, которые не имеют сертификации ISO 9001, так как не занимаются экспортом своей продукции самостоятельно. Но в таком случае необходимо лично проводить аудит фабрики (в ходе непосредственного визита) и обращать внимание на те ключевые особенности, которые помогают идентифицировать китайского поставщика как подходящего партнера.

5. Сертификат, подтверждающий регистрацию в Таможне (Customs Registration Certificate)

• Китайское название: 进出口货物收发货人报关注册登记证书 • Цель: удостовериться, что ваш поставщик зарегистрирован в

Таможне.

Многие путают сертификат, подтверждающий регистрацию в Таможне, с сертификатом о регистрации компании как участника ВЭД. Это два разных документа, и у них разные функции и цели.

Данный сертификат нужен исключительно для того, чтобы подтвердить регистрацию компании в Таможне для оформления таможенных деклараций от своего имени. В нашем случае речь идёт об экспортных декларациях.

Большинство средних и крупных китайских производственных компаний имеют данный сертификат. Многие малые предприятия используют брокеров для оказания услуг в декларировании. В отличии от сертификата участника ВЭД, сертификат регистрации в Таможне не такой популярный. Но всё же лучше запрашивать у ваших потенциальных поставщиков и его, чтобы лучше понять свои возможности при взаимодействии с ними.

6. Протокол испытаний (Test Reports)

• Китайское название: 测试报告 (в большинстве случаев компании-экспортёры предоставляют протоколы испытаний на английском языке).

• Цель: убедиться в том, что приобретаемая продукция соответствует заявленным стандартам и требованиям и соответствует вашей спецификации на продукт.

В зависимости от того, какой продукт вы заказываете, вам, вероятнее всего, потребуется данный протокол испытания от вашего потенциального китайского поставщика. В идеале протокол испытаний должен содержать информацию о ключевых технических показателях, определяющих качество продукции, которую вы хотите заказывать у потенциального поставщика.

Какие параметры необходимо тестировать, каким стандартам должны соответствовать данные параметры, когда и при каких условиях должны будут проводиться испытания – всё это область ответственности покупателя. Помните, что за вас эту работу делать никто не обязан. Поэтому изучение своего собственного продукта, который вы собираетесь заказывать в Китае, и составление грамотной Технической спецификации (Технического задания) – одна из самых сложных и важных ваших компетенций.

Кроме того, помните о том, что перед тем, как составлять спецификацию на продукт, его необходимо проверить на предмет соответствия техническим регламентам и процессу обязательной сертификации в России и/или ЕАЭС.

Многие категории продуктов требуют особой сертификации и ряда разрешительных документов. Кроме того, помните, что сейчас введен режим импорта образцов для испытаний и сертификации в России продукции, попадающей под обязательную сертификацию.

Вы не сможете импортировать товары из Китая, если у вас не будет сертификации на эти товары. Вы не получите сертификат на ваш товар, если образцы, ввезенные должным образом, не пройдут реальные лабораторные испытания в аккредитованных лабораториях в России или в других странах ЕАЭС.

А для того, чтобы образцы прошли лабораторные испытания, они должны реально соответствовать всем необходимым параметрам, определённым соответствующими стандартами России и/или других стран ЕАЭС.
Поэтому протоколы испытаний от вашего потенциального поставщика настолько важны. Они дают вам информацию, на основании которой вы принимаете первичные решения: стоит продолжать дальше общаться с вашими потенциальными поставщиками или стоит искать новых.

Помните, любая ошибка при работе с Китаем будет стоить вам времени и денег. Если вам удалось опомниться на первом этапе, когда вы только потеряли время, – это отодвинет вас назад от конкурентов. А если вы обнаружили свою ошибку на втором этапе, то вы потеряли не только время, но и деньги. Помните это всегда, не только при работе с протоколами испытаний.

У разных поставщиков протоколы испытаний могут выглядеть по-разному. Поэтому не стоит образец, данный снизу, консервативно принимать за исключительную форму протокола испытаний.

Кроме того, вы можете принять протоколы испытаний внутренних лабораторий поставщика или заказать (за свой или его счёт, как договоритесь) протоколы испытаний от независимых лабораторий.

7. Проформа Инвойс (Proforma Invoice)

• Китайское название: 形式发票 (на экспорт документы всегда

предоставляются на английском языке)

• Цель: убедиться в том, что планируемый платёж в адрес потенциального поставщика будет осуществлён в адрес правильной компании, на правильный банковский счёт, и что все предоставленные детали соответствуют действительности.

Когда вы запросите данный документ, ваш потенциальный китайский поставщик будет очень рад его вам предоставить. Потому что для него это информация о том, что вы имеете чёткое желание с ним работать и покупать у него товары.

Проформа Инвойс готовится поставщиком в формате Word, Excel или PDF. По сути дела – это счёт на оплату. Поэтому вы обязательно должны проверить все реквизиты компании, включая банковские. Нужно проверить всю информацию по условиям оплаты, отгрузки, срокам поставки и т.д. Вы также должны проверить наименование товара, его параметры и описание (если указано), цену, количество, стоимость.

Помните, что данные из Проформы Инвойса вы сверяете со всеми данными, которые вы получили из предыдущих документов. К примеру, счёт, указанный для оплаты, должен быть таким же, как в банковском сертификате. Английское название должно быть таким же, как указано в сертификате о регистрации участника ВЭД.

Не ленитесь проверять всё. Это, возможно, скучная и рутинная работа, но вы точно добьетесь хорошего результата от проделанной работы, когда получите ваш продукт от нужного поставщика, по нужной цене, нужного качества, в нужном объеме, в необходимые сроки и в соответствии со всеми стандартами России и/или ЕАЭС.