Волшебный Чек-лист

Если вы решили, что будете заниматься поиском поставщика в Китае, Вьетнаме, Камбодже или в любой другой стране самостоятельно, этот чек-лист составлен специально для вас. Он подготовлен одним из лучших специалистов отрасли – Рено Анжораном (компания SOFEAST), также мы добавили наши доработки. Это такая маршрутная карта, которая описывает 95% ваших шагов. Это своего рода инструкция или регламент, который применим к импорту любого товара из Китая.
Бизнес с Китаем – дело достаточно непростое. Надо иметь терпение, волю, железные нервы, уметь бороться с разными обстоятельствами, которые однозначно будут встречаться вам на пути, и быть максимально дисциплинированными.
1. Опишите свой продукт
1.1 Составьте полную спецификацию своего продукта.
2. Найдите, квалифицируйте и отберите потенциальных поставщиков
2.1. Составьте список потенциальных поставщиков, которые подходят для производства вашего продукта;
2.2. Обсудите с поставщиками свои условия сотрудничества (условия оплаты, качество, объем продукта, сроки производства и
т.д.); 2.3. Запросите у потенциальных поставщиков приблизительную цену своего продукта;
2.4. Проведите предварительный аудит своих потенциальных поставщиков;
2.5. Определите от 1 до 3-х поставщиков из списка, с которыми вы продолжите работу.
3. Поделитесь информацией о своем продукте с потенциальными поставщиками
3.1. Попросите поставщика подписать NDA (соглашение о неразглашении), которое будет иметь реальную юридическую силу и за нарушение которого они будут нести ответственность;
3.2. Отправьте поставщикам спецификацию своего продукта;
3.3. Отправьте поставщикам образец вашего продукта, если таковой есть;
3.4. Получите обратно комментарии ваших поставщиков по спецификации и образцу;
3.5. Если у поставщика в наличии есть образцы, максимально похожие по своим характеристикам на ваш, просите его, чтобы он выслал их вам;
3.6. Получите образцы от потенциальных поставщиков и сравните их между собой. Вас интересует качество исполнения, функционал, работоспособность образца. Выберите лучшего поставщика;
3.7. Если вы понимаете, что ваш продукт надо производить, то, в зависимости от ваших финансовых возможностей, вам надо выбрать 1 или 2-х поставщиков, с которыми вы продолжите дальнейшую работу.
4. Разработайте вместе с поставщиками оснастку для производства вашего продукта, еcли понадобится (для производства нового продукта)
4.1. Найдите работающий и юридически грамотный образец Соглашения на производство оснастки и изготовления образцов продукта;
4.2. Согласуйте и подпишите с поставщиками данное Соглашение;
4.3. Если соглашением предусмотрена оплата оснастки – произведите её.
5. Разработка образцов продуктов с поставщиками (для производства нового продукта)
5.1. После того, как будет готова оснастка, поставщик производит первый набор образцов и отправляет их заказчику;
5.2. Заказчик получает первый набор образцов, тестирует их, проверяет на соответствие своей спецификации, на работоспособность. При необходимости производит по месту своего нахождения лабораторные испытания образцов продукции;
5.3. После полной проверки, заказчик шлёт свои комментарии по полученным образцам;
5.4. Если необходимо произвести доработки и исправления на основании комментариев заказчика, поставщик это делает и отправляет новый набор образцов заказчику (этот цикл заканчивается только тогда, когда образцы полностью утверждены);
5.5. Поставщик высылает заказчику «Контрольные образцы» продукта (данные образцы являются 100% прототипом готового продукта). «Контрольные образцы» будут скреплены печатями и подписями заказчика и поставщика и будут являться неотъемлемой частью (приложением) к Спецификации или Соглашению о производстве.
6. Разработка образцов упаковки и маркировки с поставщиками (для производства нового продукта)
6.1. Заказчик высылает поставщику чертежи упаковки и маркировки в электронном виде (формат чертежей заказчик согласовывает с поставщиком). Если есть необходимость или возможность, заказчик высылает «живые» образцы упаковки и маркировки поставщику;
6.2. Заказчик получает от поставщика образцы упаковки и маркировки. Проверяет их на соответствие чертежам, орфографию, шрифты и т.д. Если есть необходимость, заказчик испытывает упаковку на прочность;
6.3. Если необходимо произвести доработки и исправления на основании комментариев заказчика, поставщик это делает и отправляет новые образцы упаковки и маркировки заказчику (этот цикл заканчивается только тогда, когда образцы полностью утверждены);
6.4. Поставщик высылает заказчику «Контрольные образцы» упаковки и маркировки (данные образцы являются 100% прототипом готового продукта). Чертежи на «Контрольные образцы» упаковки и маркировки будут скреплены печатями и подписями заказчика и поставщика, и будут являться неотъемлемой частью (приложением) к Соглашению о производстве.
7. Финальная стадия утверждения спецификации на продукт
7.1. Если вы вели предварительную работу по производству оснастки для «Контрольных образцов» не с одним, а с двумя поставщиками, то сейчас вы окончательно выбираете, с кем из них вы начинаете работу;
7.2. Заказчик и поставщик окончательно утверждают финальную версию Спецификации продукта (включая упаковку и маркировку) и скрепляют ее печатями и подписями (с приложением «Контрольных образцов»);
7.3. При необходимости, вместо отдельно утвержденных Спецификаций, составляете, утверждаете и подписываете Договор (Соглашение) на производство, к которому в обязательном порядке будут прилагаться Спецификации на продукт, чертежи и спецификации на упаковку и маркировку.
ПРИМЕЧАНИЕ:
Помните, что никто из китайцев не любит длинных и многостраничных заумных договоров и контрактов. Поэтому контракт должен быть максимально информативным и лаконичным. Но вся информация по продукту должна быть в обязательном порядке оформлена на бумаге и скреплена печатями и подписями. Спецификация на продукт по объему может быть гораздо больше самого Договора (Соглашения).
Также важный момент: русско-английская версия договора не имеет никакой юридической силы в Китае. Поэтому, если есть возможность, составляйте договор на русском и китайском языках. Если хотите добавить английский, составляйте контракт на трёх языках, но юридическую силу будут иметь только русский и китайский экземпляры.
По нашему опыту, такая схема сложного документооборота допустима при изготовлении и поставках технологически сложных продуктов и/или при работе с производственными гигантами (имеются в виду и заказчики и поставщики).
Сегодня в реальном бизнесе с Китаем применимы 2 вида стратегии:
1. С крупными предприятиями, которые производят стандартную продукцию в соответствии с утвержденными стандартами, один раз подписывается договор (Китайско-Английский вариант). Далее в процессе работы с ними имеет место следующий документооборот:
А) На каждый заказ оформляют сначала RFQ (Request for Quotation) для получения цены и сроков производства;
Б) От поставщика получают Quotation (Коммерческое предложение с ценой). Если какие-либо условия не устраивают, торгуются до получения оптимального результата. После чего, просят выслать новый Quotation;
В) После этого или же сразу (если все устраивает) отправляют Purchasing Order (заказ на покупку, где прописывают всю информацию из Quotation);
Г) Поставщик может подписать Purchasing Order (PO) и выставить Proforma Invoice (PI – счёт или инвойс) на оплату. А может отправить Sales Confirmation (SC – подтверждение на продажу), которое является как бы мини-договором и одновременно основанием для оплаты.
Д) В реалиях Российского законодательства помните, что PO, PI, SC вы можете использовать при сумме сделок до 3 млн руб. Если ваши сделки с одним поставщиком по факту на большую сумму, то валютный контроль банка потребует от вас заключить полноценный договор и зарегистрировать его в банке.
Раньше на такие договоры оформлялись паспорта сделок. С 01.01.2018 года паспорта сделок отменили. Но вместо паспортов банки ведут учёт контрактов, сумма которых больше 3 млн руб. Банк всё равно имеет право запросить документы по сделке, если у него возникнут подозрения. Даже если сумма договора меньше 3 млн руб.
2. С мелкими и средними фабриками на территории Китая другой документооборот:
А) Подписывают Purchasing Contract (PC) – Договор на покупку, где прописывается вся коммерческая составляющая (наименование, цены, кол-во) и условия оплаты и поставки продукта. Договор обязательно подписывают на китайском и английском языке;
Б) Подписывают Production Order (PO) – Договор на производство, проще говоря – это техническая спецификация, которая содержит чертежи и подробное техническое задание на производство каждого вида изделия. Договор также обязательно подписывают на китайском и английском языке.
8. Авторизация поставщику на производство готовой продукции
8.1. Получаете от поставщика все подписанные и пропечатанные документы (Договоры, Контракты, Соглашения, Спецификации, инвойсы и т.д.);
8.2. На основании документов на оплату, производите оплату авансового платежа. Обычно сумма предварительной оплаты – это 30% от стоимости. Оплата производится банковским переводом (T/T). Также для расчётов можно применять различные формы аккредитивов (L/C).
8.3. Извещаете поставщика о произведенной оплате и напоминаете ему о том, что он может начинать закупку сырья и материалов для производства вашего продукта.
9. Контроль образцов в процессе производства
9.1. В процессе производства поставщик отбирает серийные образцы и отправляет вам на проверку;
9.2. Проверяете образцы (произведенные в процессе серийного производства вашего заказа) и даёте свои комментарии;
9.3. Если есть замечания к серийным образцам, то сообщаете немедленно поставщику. Он останавливает производство и вносит изменения в соответствии с вашими замечаниями. До момента, пока вы не получите серийные образцы, которые вас полностью устроят, процесс серийного производства останавливается.
10. Инспектирование/тестирование в процессе производства
Вы можете нанять специализированную организацию для инспектирования и тестирования образцов в процессе производства. В этом случае пункт 9 вы пропускаете.
10.1. Отправляете всю техническую информацию по продукту (включая спецификацию) в выбранную вами организацию, которая будет проводить инспектирование продукции в процессе производства;
10.2. Согласуете с данной организацией стоимость услуг, условия оплаты, время и условия проведения инспекции;
10.3. Сообщаете поставщику о планах провести инспектирование в процессе производства;
10.4. Поставщик и инспектор согласовывают расписание проведения инспекции;
10.5. Когда проверка производителя проведена, получаете отчёт от инспекционной компании и даёте поставщику свои комментарии.
11. Согласование отправки и транспортировки вашего заказа с перевозчиком
11.1. Запрашиваете КП на перевозку от разных перевозчиков и сравниваете все условия перевозки, сроки, маршрут и цену;
11.2. Выбираете перевозчика и подтверждаете КП;
11.3. Заключаете договор на перевозку и начинаете все подготовительные операции, обеспечиваете перевозчика всей необходимой информацией на груз (на основании полученного от поставщика Упаковочного листа (PL)) и предоставляете контактные данные поставщика перевозчику и наоборот;
11.4. Обязательно просите перевозчика и поставщика включить вас в копию переписки, чтобы контролировать процесс их взаимодействия. При необходимости (спорная ситуация между поставщиком и перевозчиком) принимаете оперативные решения и уведомляете обе стороны.
12. Подтверждение качества и количества продукции перед отправкой
Если вам необходима финальная проверка качества готовой продукции, то опять нанимаете инспекционную компанию. Если вам достаточно провести визуальный осмотр качества, проверить количество готовой продукции, сохранность упаковки, наличие маркировки и соответствие фактических данных экспортным документам, то вы можете ограничиться предотгрузочной инспекцией. Предотгрузочную инспекцию могут проводить как инспекционные компании, так и представители перевозчика.
12.1. Предоставьте проверяющей стороне Коммерческую спецификацию и Техническую спецификацию;
12.2. Согласуйте с выбранной вами организацией стоимость услуг, условия оплаты, время и условия проведения инспекции;
12.3. Сообщите поставщику о планах проведения предотгрузочной или финальной инспекции по качеству;
12.4. Поставщик и инспектор согласовывают расписание проведения инспекции;
12.5. После проверки получите отчёт от инспекционной компании и отправьте ваше заключение поставщику;
12.6. Если необходимо, проведите повторное инспектирование и выставите претензию поставщику;
12.7. Если поставщик не может решить данную проблему с готовой продукцией, и вы не приходите к обоюдному соглашению, что делать в данной ситуации, вы можете выставить в адрес поставщика Дебит-Ноту (Debit Note, если данное прописано в договоре).
13. Отправка продукции
Если предотгрузочная инспекция прошла удачно и/или в случае претензии и повторной инспекции поставщиком устранены все недочёты, то можете дать распоряжение перевозчику осуществить отправку продукции.
13.1. Перевозчик согласовывает финальную дату отправки с поставщиком и вами;
3.2. Перевозчик подтверждает дату отправки и авторизует процесс отправки;
13.3. Перевозчик подтверждает, что продукция была забрана у поставщика вовремя и погружена на судно или другое транспортное средство;
13.4. Перевозчик подтверждает, что отправка фактически осуществлена;
13.5. Поставщик отправляет вам на проверку копии всех экспортных и транспортных документов;
13.6. Вы проверяете и подтверждаете, что все документы оформлены правильно.
14. Окончательная оплата
14.1. Проверьте количество отправленной продукции;
14.2. Проведите 70% окончательной оплаты, если у вас указан способ оплаты банковским переводом;
14.3. После получения оплаты, поставщик отправляет вам оригиналы экспортных и транспортных документов;
14.4. Известите поставщика о получении оригиналов документов;
14.5. Если вы используете аккредитив для всей оплаты или оплаты оставшихся 70%, то поставщик после отгрузки отправляет все оригиналы документов в банк-исполнитель (обычно это банк, в котором вы обслуживаетесь, но в последнее время часто используют для расчётов аккредитивами иностранные банки);
14.6. Банк-исполнитель проверяет оригиналы полученных документов и сверяет их с текстом аккредитива;
14.7. Если в документах и тексте аккредитива нет никаких расхождений, то банк-исполнитель даёт команду банку поставщика о раскрытии аккредитива и банк поставщика зачисляет денежные средства на валютный счёт поставщика и сделка закрыта;
14.8. Если банк-исполнитель находит расхождения в документах и тексте аккредитива, то проводятся определённые документарные процедуры с поставщиком и покупателем до окончательного принятия решения. Из практики, в большинстве случаев оплата по аккредитиву в конце концов производится.
Но помните, при расчётах аккредитивами за каждую ошибку, уточнение, исправление в документах придётся платить дополнительную комиссию банку. Так что будьте внимательны cами и попросите быть внимательным вашего поставщика при оформлении экспортных документов и чётко следовать тексту аккредитива.
15. Таможенное оформление импорта
15.1. Перевозчик может быть и таможенным брокером. А может быть, что перевозчик и таможенный брокер – различные организации. В любом случае, вы подаете заявку на таможенное оформление и весь пакет импортных документов (для поставщика экспортных документов);
15.2. Таможенный брокер проверяет весь пакет документов на соответствие таможенным правилам, правилам сертификации и другим правилам, регулирующим импорт продукции;
15.3. С 2019 года ужесточили процедуру сертификации на продукцию, которая подлежит обязательной сертификации при импорте. Поэтому заблаговременно позаботьтесь о сертификации;
15.4. Таможенный брокер производит расчёт всех необходимых таможенных платежей и пошлин и предоставляет данную информацию покупателю;
15.5. Покупатель оплачивает все платежи на ЕЛС (единый лицевой счёт);
15.6. Таможенный брокер подаёт ДТ в таможню;
15.7. Выпуск продукции по ДТ (оформление импорта закончено);
15.8. Продукция доставлена на склад покупателя.
16. Входящий контроль импортной продукции
16.1. Предоставление всей информации (коммерческая спецификация и техническая спецификация) в адрес работников склада и инспекторов ОТК покупателя;
16.2. Работники склада принимают продукцию по количеству и дают своё заключение;
16.3. Работники ОТК проводят входной контроль качества импортной продукции и дают свое заключение;
16.4. Сообщите поставщику о поступлении продукции на свой склад, дайте информацию по результатам приёмки по количеству и качеству;
16.5. В случае, если есть какие-либо замечания по количеству и/или качеству, обсудите их с поставщиком для того, чтобы избежать повторений ошибок при следующей поставке.
Вывод
Итак, в этом чек-листе мы постарались максимально лаконично расписать для вас все инструкции. За каждым пунктом скрывается ещё много мелких шагов и действий, которые необходимо будет выполнить. И тем не менее, этот чек-лист может послужить вам своего рода дорожной картой при работе с поставщиком – не только из Китая, но и из любой другой страны.